Conditions Générales d'Utilisation
Dernière mise à jour : 01 Janvier 2025
1. Introduction
Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (CGU) constituent un accord entre Formlio (nous, notre ou nos) et vous, l'utilisateur de notre plateforme, collectivement désignés comme les Parties et individuellement comme une Partie.
En utilisant la plateforme, le site web ou les services de Formlio (collectivement désignés comme la Plateforme), vous acceptez les présentes CGU. Si vous n'acceptez pas ces CGU, vous devez cesser immédiatement d'utiliser la Plateforme.
Ces CGU s'appliquent à tous les Utilisateurs, y compris les entreprises, les agences et les utilisateurs individuels. Nous pouvons modifier ces CGU périodiquement. Les modifications prendront effet dès leur publication sur la Plateforme et leur notification par email ou via une notification sur la Plateforme. La poursuite de l'utilisation de la Plateforme constitue l'acceptation des CGU révisées.
2. Nos Services
Formlio fournit une plateforme web permettant aux Utilisateurs de créer, personnaliser et envoyer des documents et propositions commerciales interactifs sous forme de pages web privées.
Bien que nous nous efforcions de fournir un accès ininterrompu à la Plateforme, nous pouvons effectuer des maintenances programmées ou d'urgence. Un préavis sera fourni dans la mesure du possible.
Certaines fonctionnalités peuvent dépendre de services tiers. Formlio n'est pas responsable des interruptions ou des problèmes provenant de ces services.
Formlio se réserve le droit de modifier ou d'interrompre toute fonctionnalité de la Plateforme à tout moment sans préavis ni responsabilité. Ces changements peuvent inclure des améliorations, des mises à jour ou la suppression de fonctionnalités qui ne sont plus prises en charge.
3. Votre Compte
Vous devez créer un compte (Compte) pour accéder à la Plateforme. Lors de l'inscription, vous vous engagez à fournir des informations exactes, complètes et à jour.
Vous êtes responsable de la sécurité de votre compte email, car il est utilisé pour authentifier l'accès à la Plateforme. Vous devez nous informer immédiatement de tout accès non autorisé à votre compte email ou de toute suspicion de violation de sécurité pouvant compromettre l'accès à la Plateforme.
Vous êtes responsable de toutes les activités effectuées sous votre Compte, y compris celles des utilisateurs autorisés associés à votre agence, entreprise ou organisation.
Vous devez vous assurer que vos utilisateurs autorisés respectent les présentes CGU.
4. Conformité RGPD et Protection des Données
Notre Engagement envers le RGPD
Formlio respecte le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et les autres lois européennes applicables en matière de protection des données, garantissant un traitement licite, transparent et sécurisé des Données Personnelles.
Nous nous engageons à :
- Traiter les Données Personnelles de manière transparente, licite et pour des finalités légitimes spécifiées.
- Permettre aux Utilisateurs d'exercer leurs droits RGPD, y compris l'accès, la rectification, la suppression et la portabilité des données.
- Assurer la confidentialité et la sécurité de toutes les Données Personnelles traitées via la Plateforme.
Données que nous collectons
Nous pouvons collecter et traiter les catégories de données suivantes :
Données Personnelles : Nom, adresse email, fonction et autres coordonnées.
Données d'Utilisation : Analyses de l'utilisation de la Plateforme, y compris les interactions avec les propositions et autres fonctionnalités.
Données Financières : Informations de paiement nécessaires aux services d'abonnement.
Données de Contenu : Images, vidéos, polices, logos et autres contenus téléchargés par les Utilisateurs sur la Plateforme.
Des informations détaillées sur les types de données collectées et leurs finalités sont disponibles dans notre Politique de Confidentialité.
Vos Droits selon le RGPD
En tant que personne concernée, vous disposez de droits en vertu du RGPD, notamment le droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, d'opposition et de portabilité des données. Pour des explications détaillées de ces droits, veuillez consulter notre Politique de Confidentialité.
Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter à contact@formlio.com. Nous répondrons à votre demande dans le délai légal, généralement sous 30 jours.
En cas de violation de Données Personnelles, Formlio informera les Utilisateurs concernés conformément aux exigences du RGPD.
5. Obligations et Engagements des Utilisateurs
Vous vous engagez à ne pas télécharger, partager ou stocker sur la Plateforme des données sensibles (par exemple, des données médicales ou concernant des mineurs) sauf si elles sont strictement nécessaires et en conformité avec le RGPD et les lois applicables.
Vous garantissez que tout contenu que vous téléchargez respecte les droits des tiers (par exemple, droits d'auteur, droit à la vie privée) et ne contient pas de Données Personnelles de tiers sans leur consentement préalable.
Vous vous engagez à respecter toutes les lois et réglementations applicables en matière de protection des données lors de l'utilisation de la Plateforme.
6. Suivi des Propositions Commerciales
Objectif du Suivi des Documents
Les fonctionnalités de suivi analysent l'engagement avec les propositions commerciales. Les données collectées comprennent :
- Le moment où la proposition commerciale est ouverte.
- Les sections consultées.
- Le temps passé sur chaque section.
- Quand et avec qui la proposition commerciale est partagée par le destinataire.
Ces fonctionnalités assurent :
Sécurité : Pour contrôler l'accès aux propositions commerciales par les destinataires prévus et les collaborateurs autorisés. Les propositions commerciales partagées sont également suivies pour maintenir la sécurité.
Suivi de l'Engagement : Pour fournir à l'expéditeur des informations sur l'interaction du destinataire avec les propositions commerciales.
Responsabilité : Pour maintenir un registre vérifiable des accès et des actions sur les propositions commerciales.
Obligation d'Inscription
Pour garantir la sécurité et la confidentialité des propositions commerciales, les destinataires doivent :
- Fournir leur adresse email et authentifier leur identité via un processus sécurisé.
- Accepter les présentes CGU lors du processus d'authentification.
L'authentification est effectuée à l'aide d'un Lien Magique envoyé à l'email du destinataire, combiné à un processus d'authentification à deux facteurs (2FA) pour une sécurité accrue. Cela garantit que seul le destinataire prévu peut accéder à la proposition.
Le consentement est obtenu par une action affirmative claire lorsque les destinataires authentifient leur identité et acceptent ces CGU. Ce consentement est enregistré et stocké de manière sécurisée dans le cadre de nos mesures de conformité. Pour les destinataires de propositions, le consentement est obtenu lorsqu'ils accèdent à la proposition via le lien sécurisé et acceptent les pratiques de suivi décrites à la section 6.
Pratiques de Suivi
En acceptant les CGU lors de l'inscription, les destinataires consentent aux pratiques de suivi suivantes :
- Analyse des ouvertures de la proposition commerciale.
- Identification des sections consultées dans la proposition.
- Mesure du temps passé sur des sections spécifiques.
- Suivi des partages de la proposition avec d'autres personnes et analyse de leur engagement.
Les données de suivi sont uniquement accessibles à l'expéditeur (par exemple, l'agence, l'entreprise ou l'individu envoyant la proposition) et sont stockées de manière sécurisée.
Conformité au RGPD
- L'expéditeur de la proposition commerciale est le Responsable du Traitement, chargé d'assurer la conformité au RGPD concernant les données du destinataire.
- Formlio agit en tant que Sous-traitant, fournissant des outils sécurisés pour faciliter la conformité et les besoins opérationnels de l'expéditeur.
- Un Accord de Traitement des Données (ATD) est intégré aux présentes CGU en Annexe A, définissant les obligations respectives de l'Utilisateur (Responsable du Traitement) et de Formlio (Sous-traitant) en matière de traitement des Données Personnelles conformément au RGPD.
7. Sous-traitants et Services Tiers
Nous collaborons avec des fournisseurs tiers de confiance (Sous-traitants Ultérieurs) pour fournir des services tels que le traitement des paiements, l'hébergement, l'analyse et le support.
Nous garantissons que :
- Tous les Sous-traitants Ultérieurs respectent le RGPD et adhèrent à des normes de protection des données équivalentes.
- Des Accords de Traitement des Données (ATD) sont en place pour régir leur traitement des Données Personnelles.
Formlio ne peut être tenu responsable des actes ou omissions des Sous-traitants Ultérieurs qui échappent à notre contrôle raisonnable. Nous déclinons toute responsabilité pour les actions de ces tiers lorsqu'elles sont indépendantes de notre volonté. Pour une liste détaillée de nos Sous-traitants Ultérieurs, veuillez consulter notre Politique de Confidentialité.
Transferts Internationaux de Données
Formlio ne transfère pas de Données Personnelles vers des pays situés en dehors de l'Espace Économique Européen (EEE).
Si cela venait à changer, nous nous engageons à respecter pleinement le RGPD, en mettant en place des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types, et à notifier les Utilisateurs conformément aux exigences légales.
Les Utilisateurs seront informés de tout changement concernant les transferts internationaux de données.
8. Paiements et Abonnements
Formlio fonctionne sur un modèle d'abonnement. Les détails des niveaux d'abonnement, des frais et des périodes de facturation sont disponibles sur le site web de Formlio ou peuvent être discutés directement avec notre équipe commerciale.
Les paiements doivent être effectués via les méthodes approuvées (par exemple, carte de crédit, Stripe). Le non-paiement peut entraîner la suspension ou la résiliation de votre Compte.
Les abonnements se renouvellent automatiquement à la fin de chaque cycle de facturation, sauf annulation au moins cinq (5) jours avant la date de renouvellement.
Les remboursements ne sont généralement pas disponibles. Toutefois, nous nous conformerons aux lois applicables en matière de protection des consommateurs concernant les remboursements pour services défectueux.
Force Majeure
Formlio ne saurait être tenu responsable des retards ou des défaillances dans l'exécution de ses obligations résultant de circonstances échappant à son contrôle raisonnable, y compris, mais sans s'y limiter : catastrophes naturelles, pandémies, conflits armés, cyberattaques, pannes de services tiers, grèves ou toute autre cause de force majeure.
9. Propriété Intellectuelle
Propriété de la Plateforme
Toute la propriété intellectuelle relative à la Plateforme, y compris, sans s'y limiter, les logiciels, codes sources, designs, interfaces utilisateur et bases de données, reste la propriété exclusive de Formlio.
Contenu Utilisateur
En téléchargeant du contenu sur la Plateforme (par exemple, images, vidéos, logos), vous conservez la propriété de votre contenu mais accordez à Formlio une licence limitée, non exclusive, pour l'utiliser uniquement dans le cadre du fonctionnement et de l'amélioration de la Plateforme.
Garanties
Vous déclarez et garantissez que vous possédez ou disposez des droits nécessaires sur tout contenu que vous téléchargez.
Utilisation Mutuelle des Logos
Utilisation du Logo de Formlio : Vous êtes autorisé à utiliser notre nom et notre logo dans vos supports marketing, présentations et sur votre site web, uniquement pour indiquer que vous utilisez nos services.
Utilisation du Logo de l'Utilisateur : Vous nous accordez l'autorisation d'utiliser votre nom et votre logo dans nos supports marketing, présentations et sur notre site web, uniquement pour vous identifier comme l'un de nos clients.
Conditions d'Utilisation : Chaque partie s'engage à utiliser le logo de l'autre conformément aux directives de marque fournies, le cas échéant. Aucune des parties ne doit utiliser le nom ou le logo de l'autre d'une manière qui pourrait suggérer une approbation ou une association non autorisée.
Révocation de l'Autorisation : Chaque partie peut révoquer cette autorisation à tout moment en notifiant l'autre par écrit. À réception de cette notification, l'autre partie devra cesser d'utiliser le nom et le logo dans un délai raisonnable.
10. Conduite de l'Utilisateur
Vous vous engagez à utiliser la Plateforme de manière responsable et ne devez pas :
- Télécharger du contenu illégal, nuisible ou portant atteinte aux droits d'autrui.
- Partager des Données Personnelles de tiers sans leur consentement.
- Faire de l'ingénierie inverse, altérer ou faire un usage inapproprié de la Plateforme.
- Utiliser la Plateforme pour toute activité frauduleuse ou illégale.
Formlio se réserve le droit de suspendre ou de résilier les Comptes en cas de violation des présentes CGU.
11. Limitations de Responsabilité
Dans la mesure maximale autorisée par la loi, Formlio :
- Exclut toute responsabilité pour les dommages indirects ou consécutifs, y compris la perte de profits, de revenus, de clients ou d'opportunités commerciales.
- Limite sa responsabilité au montant total payé par vous pour les services au cours des douze (12) mois précédant l'événement à l'origine de la responsabilité.
Nous ne sommes pas responsables :
- Des pertes de données résultant de services tiers.
- Des interruptions causées par la maintenance programmée, les perturbations de services tiers ou des circonstances imprévues indépendantes de notre volonté.
- Des pertes de clients, de contrats ou d'opportunités commerciales dues à des problèmes techniques, des bugs ou des dysfonctionnements de la Plateforme.
12. Résiliation
Vous pouvez résilier votre abonnement en donnant un préavis via les paramètres de votre Compte. La résiliation prendra effet à la fin du cycle de facturation en cours.
Formlio se réserve le droit de résilier ou de suspendre les Comptes pour non-respect des présentes CGU ou non-paiement des frais d'abonnement.
À la résiliation, nous pouvons supprimer vos données dans un délai de trente (30) jours, sauf si la conservation est requise par la loi. Vous pouvez demander une suppression anticipée en nous contactant à contact@formlio.com.
13. Confidentialité
L'utilisation de la Plateforme est soumise à notre Politique de Confidentialité, qui décrit comment nous collectons, stockons et traitons les Données Personnelles. En utilisant la Plateforme, vous acceptez les conditions énoncées dans notre Politique de Confidentialité.
14. Résolution des Litiges et Droit Applicable
Les présentes CGU sont régies par le droit français et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Tout litige relatif aux présentes CGU sera soumis à la juridiction exclusive des tribunaux compétents de Paris, France.
En cas de litige, les Parties s'engagent à tenter une résolution amiable par la médiation avant d'engager une action en justice.
15. Utilisateurs Internationaux
La Plateforme est accessible aux Utilisateurs situés dans le monde entier. Si vous accédez à la Plateforme depuis un pays autre que la France, vous êtes responsable de vous conformer aux lois locales applicables.
En utilisant la Plateforme, vous acceptez que les présentes CGU et toute relation entre vous et Formlio soient régies par le droit français, sans préjudice des dispositions impératives du droit local qui pourraient s'appliquer.
16. Définitions
Plateforme : Désigne les services de Formlio pour la création et la gestion de propositions.
Utilisateurs : Désigne les individus, entreprises ou organisations qui utilisent la Plateforme Formlio pour créer et envoyer des propositions. Les Utilisateurs sont généralement des agences, des freelances ou des entreprises utilisant Formlio pour interagir avec leurs clients ou prospects.
Destinataires : Désigne les individus ou entités qui reçoivent des propositions créées et envoyées par les Utilisateurs via la Plateforme Formlio. Les Destinataires peuvent inclure les clients de l'Utilisateur, les collaborateurs ou toute autre partie autorisée à qui l'Utilisateur donne accès à une proposition.
Lien Magique : Un lien email sécurisé et limité dans le temps utilisé pour l'authentification.
Données Personnelles : Toute information permettant d'identifier un individu, comme le nom, l'adresse email, la fonction ou d'autres coordonnées. Cela inclut toutes les données collectées via la Plateforme dans le cadre de l'engagement des propositions, comme le suivi des interactions.
Suivi des Documents Interactifs : Le processus consistant à collecter et analyser des données sur l'engagement des Destinataires avec les documents interactifs envoyés via la Plateforme, y compris, sans s'y limiter, les informations sur les ouvertures des documents, les sections consultées, le temps passé sur chaque section et les partages éventuels avec des tiers.
Responsable du Traitement : Désigne l'Utilisateur qui crée et envoie des propositions via la Plateforme Formlio. Le Responsable du Traitement détermine les finalités et les moyens du traitement des Données Personnelles dans le contexte de la proposition et assure la conformité aux lois sur la protection des données.
Sous-traitant : Désigne Formlio, qui fournit les outils et l'infrastructure pour traiter les Données Personnelles pour le compte du Responsable du Traitement (l'Utilisateur). Formlio agit en conformité avec le RGPD et autres lois applicables.
Sous-traitants Ultérieurs : Fournisseurs tiers engagés par Formlio pour traiter les Données Personnelles pour le compte de la Plateforme (par exemple, hébergeurs, processeurs de paiement). Tous les Sous-traitants Ultérieurs sont conformes au RGPD et opèrent sous des accords stricts de traitement des données.
17. Contact
Pour toute question ou préoccupation concernant ces CGU, veuillez nous contacter à contact@formlio.com
En acceptant ces Conditions Générales d'Utilisation, vous reconnaissez les avoir lues, comprises et acceptées dans leur intégralité, y compris l'Accord de Traitement des Données (ATD) en Annexe A, ci-dessous.
Annexe A : Accord de Traitement des Données (ATD)
Entre :
- Le Responsable du Traitement : L'Utilisateur de la Plateforme Formlio, tel que défini dans les présentes CGU.
Et
- Le Sous-traitant : Formlio, représenté par Marianne Amaudric.
Préambule :
Cet Accord de Traitement des Données (ci-après "ATD") fait partie intégrante des CGU de Formlio. Il définit les conditions dans lesquelles le Sous-traitant s'engage à traiter les Données Personnelles pour le compte du Responsable du Traitement, conformément à l'article 28 du RGPD.
1. Objet de l'Accord
Le Sous-traitant est autorisé à traiter les Données Personnelles nécessaires pour fournir les services de la Plateforme, tels que définis dans les CGU.
2. Durée de l'Accord
Cet ATD est valable pour la durée de l'utilisation des services de Formlio par le Responsable du Traitement.
3. Nature et Finalité du Traitement
Le traitement des Données Personnelles a pour but de permettre au Responsable du Traitement de créer, personnaliser et envoyer des propositions commerciales interactives sous forme de pages web privées, et d'analyser l'engagement des Destinataires avec ces propositions.
4. Types de Données Personnelles et Catégories de Personnes Concernées
- Types de Données Personnelles : Noms, adresses email, fonctions, coordonnées, et données d'utilisation liées à l'engagement avec les propositions.
- Catégories de Personnes Concernées : Les Destinataires des propositions commerciales envoyées par le Responsable du Traitement.
5. Obligations du Sous-traitant
Le Sous-traitant s'engage à :
a) Traiter les Données Personnelles uniquement sur instruction documentée du Responsable du Traitement, y compris en ce qui concerne les transferts de Données Personnelles vers un pays tiers ou une organisation internationale, sauf si le droit de l'Union ou le droit de l'État membre l'exige.
b) Assurer la confidentialité des Données Personnelles traitées.
c) Mettre en œuvre les mesures de sécurité appropriées conformément à l'article 32 du RGPD.
d) Ne pas faire appel à un autre sous-traitant (Sous-traitant Ultérieur) sans l'autorisation écrite préalable, spécifique ou générale, du Responsable du Traitement. Les Sous-traitants Ultérieurs déjà utilisés sont listés dans la Politique de Confidentialité.
e) Aider le Responsable du Traitement à s'assurer du respect de ses obligations en matière de sécurité, de notification des violations de Données Personnelles, d'évaluations d'impact sur la protection des données, et de consultation préalable.
f) Notifier le Responsable du Traitement sans délai après avoir pris connaissance d'une violation de Données Personnelles.
g) Aider le Responsable du Traitement à répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées (droit d'accès, de rectification, d'effacement, etc.).
h) Supprimer ou restituer toutes les Données Personnelles au Responsable du Traitement à la fin de la prestation de services, et détruire les copies existantes sauf si le droit de l'Union ou d'un État membre exige la conservation des Données Personnelles.
i) Mettre à disposition du Responsable du Traitement toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations prévues par le présent ATD et permettre les audits, y compris les inspections, par le Responsable du Traitement ou un autre auditeur qu'il a mandaté.
6. Obligations du Responsable du Traitement
Le Responsable du Traitement s'engage à :
a) Fournir au Sous-traitant les Données Personnelles nécessaires au traitement.
b) Documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des Données Personnelles par le Sous-traitant.
c) Veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le RGPD de la part du Sous-traitant.
d) Superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès du Sous-traitant.
7. Sous-Traitance Ultérieure
Le Sous-traitant est autorisé à faire appel aux Sous-traitants Ultérieurs listés dans la Politique de Confidentialité. Le Sous-traitant informera le Responsable du Traitement de tout changement prévu concernant l'ajout ou le remplacement d'autres sous-traitants, donnant ainsi au Responsable du Traitement la possibilité d'émettre des objections à ces changements.
8. Transferts de Données en Dehors de l'EEE
Le Sous-traitant peut transférer des Données Personnelles en dehors de l'Espace Économique Européen (EEE) dans le cadre de la fourniture des services, notamment lors de l'utilisation de services tiers tels que décrits dans la Politique de Confidentialité. Le Sous-traitant s'engage à :
a) Respecter les dispositions du RGPD relatives aux transferts internationaux de données, en veillant à ce que les Données Personnelles bénéficient d'un niveau de protection adéquat.
b) Mettre en place des garanties appropriées, telles que :
- Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission Européenne.
- Mesures techniques et organisationnelles supplémentaires pour assurer la protection des Données Personnelles, notamment le chiffrement et la minimisation des données.
c) Informer le Responsable du Traitement des transferts prévus en dehors de l'EEE, y compris les pays destinataires et les garanties mises en place, conformément aux exigences légales.
d) Aider le Responsable du Traitement à répondre aux obligations en matière de transferts internationaux de données, y compris en fournissant les informations nécessaires pour démontrer la conformité.
9. Sécurité des Données
Le Sous-traitant met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque, conformément à l'article 32 du RGPD.
10. Confidentialité
Le Sous-traitant s'assure que les personnes autorisées à traiter les Données Personnelles s'engagent à respecter la confidentialité ou sont soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité.
11. Notification des Violations de Données
En cas de violation de Données Personnelles, le Sous-traitant notifie le Responsable du Traitement dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance.
12. Fin du Contrat
À la fin de la prestation de services relatifs au traitement, le Sous-traitant s'engage, au choix du Responsable du Traitement, à supprimer toutes les Données Personnelles ou à les renvoyer au Responsable du Traitement, et à détruire les copies existantes, sauf si le droit de l'Union ou des États membres exige la conservation des Données Personnelles.
13. Droit Applicable et Juridiction Compétente
Le présent ATD est régi par le droit français. Tout litige relatif à son interprétation ou à son exécution sera soumis à la juridiction exclusive des tribunaux compétents de Paris, France.
En acceptant les présentes CGU, vous acceptez également les termes de l'Accord de Traitement des Données (ATD) figurant en Annexe A.